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Anleitung.fakt
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Text File
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1992-10-14
|
73KB
|
1,810 lines
PROFAKT - Fakturierungssystem - Bedienungshandbuch
Bedienungsanleitung zu dem Fakturierungssystem PROFAKT für alle
Commodore-AMIGA Rechner.
Copyright by
Sven Tietjen
Am alten Petritore 6
3300 Braunschweig
E Wichtige Informationen, unbedingt lesen!F
Diese Anleitung und das zugrunde liegende Programm PROFAKT sind
SHAREWARE. Die unentgeltliche, aber zeitlich begrenzte Benutzung
zum Test oder zur Ausbildung sowie die (abgesehen von den im PD-
und Sharewarebereich üblichen, geringen Kopiergebühren) kosten-
lose Weitergabe der unveränderten PROFAKT-Sharewarediskette wer-
den gestattet. Zum professionellen Einsatz ist es erforderlich,
daß eine Lizenz für diese Verwendung erworben wird. Beim Erwerb
dieser Lizenz erhalten Sie die aktuelle Programmversion ohne den
Sharewaretitel, der nach dem Einlesen der Daten erscheint, eine
eigene Programm-Seriennummer, die Sie bei Fragen zum Anrufen der
Telefon-Hotline berechtigt, sowie ein umfangreiches, mit DTP und
Laserdrucker erstelltes Handbuch, das über den Inhalt dieser An-
leitung hinausgeht. Ein Bestellformular für die Bestellung einer
Lizenz finden Sie im Anhang dieser Anleitung.
Grundsätzlich gelten für die Benutzung dieser SHAREWARE-Version
wie auch der Programmlizenz folgende Bedingungen:
Die Benutzung des Programms erfolgt grundsätzlich auf eigene
Gefahr. Für aus der Benutzung eventuell entstehende Schäden oder
Nachteile jeglicher Art kann keinerlei Haftung übernommen
werden.
Fragen zu PROFAKT können Sie nur als Lizenznehmer telefonisch
stellen, die Telefonnummer erhalten Sie bei Bestellung Ihrer Li-
zenz mitgeteilt. Schriftliche Anfragen können aufgrund des damit
verbundenen, erheblichen Zeitaufwands nur gegen gesonderte Be-
rechnung der benötigten Bearbeitungszeit beantwortet werden.
Das Programm wurde sorgfältig erstellt und getestet. Sollten
dennoch Probleme auftreten, die auf Programmierfehler zurückzu-
führen sind, senden Sie bitte eine EausführlicheF Beschreibung
dieser Probleme, sowie die Original-Lizenzdiskette und eine
Diskette mit realen oder Beispieldaten, bei denen Probleme auf-
treten. Es wird ebenfalls keine Garantie dafür gewährt, daß auf-
getretene Fehler behoben werden. Erfolgt eine Bearbeitung, wird
ein Kostenbeitrag von DM 25.-- zzgl. MwSt. je benötigter Bear-
beitungsstunde per Nachnahme erhoben. Dieser Beitrag gilt mit
Einsendung als vereinbart, falls nicht ausdrücklich in der Ein-
sendung die Erstellung eines Kostenvoranschlags erfragt wird.
Trotz ausgereifter Menütechnik ist es zur fehlerfreien Bedienung
des Programms unumgänglich, daß Sie zunächst das Handbuch sorg-
fältig lesen. Fast alle Fehlfunktionen sind auf falsche Bedien-
ung zurückzuführen. Soweit Ihnen die Grundbegriffe der Bedienung
Ihres Computers und Ihres Druckers nicht geläufig sind, sollten
Sie zunächst die entsprechenden Handbücher lesen.
WICHTIGER HINWEIS zu dieser ANLEITUNG: Diese Anleitung wurde ur-
sprünglich zur Version 1.0 von PROFAKT geschrieben. Die aktuelle
Programmversion wurde demgegenüber wesentlich erweitert, wobei
die Erweiterungen und deren Bedienung im Anhang beschrieben sind.
Das zur Lizenzversion gelieferte Bedienungshandbuch beschreibt
selbstverständlich direkt die aktuelle Version.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 1a
I N H A L T S V E R Z E I C H N I S
-----------------------------------
Seite: Inhalt:
2 1.0 Einleitung
3 1.1 Grundsätzliche Hinweise zur Bedienung
4 1.2 Benötigte Hardware und Installation
6 1.3 Ändern der Anwenderdaten, das Anwendermenü
8 1.4 Steuerzahldefinition, das Anwendermenü
9 2.0 Die Menüstruktur von PROFAKT
9 2.1 Das Hauptmenü
10 3.0 Das Fakturierungsmenü
11 3.1 Die Erfassung eines Fakturierungsdokuments
13 3.2 Löschen eines Fakturierungsdokuments
14 3.3 Ausdruck einer Dokumentenliste
14 3.4 Ausgabe einer Dokumentenliste
15 4.0 Das Ausdruckmenü
16 4.1 Ausdruck eines Fakturierungsdokuments
16 4.2 Bedrucken von Überweisungsträgern
17 4.3 Übergabe von Fakturierungsdaten an PROFIBU
19 5.0 Das Adressdaten-Menü
20 5.1 Adressen anlegen/ändern
22 5.2 Adressdaten löschen
23 5.3 Umsatzliste drucken
23 5.4 Umsatzliste anzeigen
23 5.5 Verzeichnis drucken
23 5.6 Verzeichnis anzeigen
24 5.7 Etiketten drucken
25 6.0 Das Artikeldaten-Menü
26 6.1 Artikel anlegen/ändern
28 6.2 Artikel löschen
29 6.3 Bestandsänderung
29 6.4 Preisänderung
30 6.5 Preisliste drucken
30 6.6 Preisliste anzeigen
30 6.7 Artikelbestands- und Umsatzliste drucken
30 6.8 Artikelbestands- und Umsatzliste anzeigen
31 6.9 Etiketten drucken
32 7.0 Das Anwenderdatenmenü
32 7.1 Steuerzahldefinitionen ausgeben
33 8.0 Das Menü Sonstige Dienste
34 8.1 Fakturierungsdatei wechseln
34 8.2 Dokumentnummer zurücksetzen
34 8.3 Adress-Umsätze zurücksetzen
35 8.4 Artikel-Umsätze zurücksetzen
35 8.5 Sicherung auf Diskette
36 8.6 Reorganisieren von Diskette
36 8.7 Inhaltsverzeichnis des Datenpfads ausgeben
37 9.0 Die Fehlerbehandlung von PROFAKT
37 9.1 Fehlermeldungen des Programms
38 ANHANG A Erweiterungen des aktuellen Programms
41 ANHANG B Die Textdateien TEXT_1.PFK bis TEXT_7.PFK
42 ANHANG C Kompatibilität Sharewareversion/Lizenzversion
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 2
1.0 Einleitung
Die Fakturierung ist, wie auch die Finanzbuchhhaltung, eines der
klassischen Aufgabengebiete im Geschäftsbereich. Der Einsatz
eines Personalcomputers mit einem Fakturierungsprogramm ist in
mehrfacher Hinsicht vorteilhaft für kleine und mittlere
Unternehmen.
Durch die komfortable Bedienerführung über die Funktionstasten
läßt sich das Programm problemlos bedienen. Die Handhabung des
Fakturierungssystems setzt bei der Bedienung lediglich die
bereits vorhandenen oder schnell erlernbaren Grundbegriffe in
der Bedienung des Computers voraus.
Mit PROFAKT können Sie ausgehende Rechnungen schnell erstellen
und bei Bedarf, z.B. für Mahnungen, schnell wieder darauf
zugreifen. Darüber hinaus können Sie mit PROFAKT Angebote und
Lieferscheine erstellen, die Sie bei Bedarf auch als Rechnung
ausgeben können, Bestellungen an Ihre Lieferanten schreiben,
sowie einen Überblick über alle offenen Posten erhalten.
Mit PROFAKT verwalten Sie außerdem Ihre Kunden- und Lieferanten-
adressen sowie Ihre Artikelbestände oder Dienstleistungen. Die
Adressen und Artikel/Dienstleistungen können auf Knopfdruck in
ein Fakturierungsdokument übernommen werden, oder, wenn sie
nicht gespeichert sind, während der Erstellung des Dokuments im
Dialog erfaßt werden. Aus den gespeicherten Daten erstellt der
Rechner aufschlußreiche Adress- und Umsatzlisten, sowie Preis-
und Bestandslisten.
Für die Artikel/Dienstleistungen stehen bis zu 5 Zeilen mit je
34 Zeichen zur Verfügung, so daß Ihre Artikel oder Leistungs-
beschreibung bis zu 170 Zeichen lang sein kann.
Die mit PROFAKT bearbeiteten Dokumente können an die Finanz-
buchhaltung PROFIBU zur automatischen Verbuchung übergeben
werden.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 3
1.1 Grundsätzliche Hinweise zur Bedienung des Programms
Alle Eingaben, bei denen Texte oder Zahlen eingegeben werden,
werden durch Drücken der RETURN- oder ENTER-Taste abgeschlossen.
Wird eine Eingabe über die Funktionstasten oder das einzelne
Drücken einer bestimmten Taste erwartet, genügt das Drücken
dieser bestimmten, jeweils angegebenen Funktionstaste oder
Taste.
Werden Eingaben verlangt, ist es oft möglich mit der CURSOR-
LINKS-Taste in das vorhergehende oder in das erste Eingabefeld
zu gelangen, nachdem das aktuelle Eingabefeld mit der EBackspaceF-
Taste geleert wurde.
Wurde eine Funktion, z.B. zum Ausdrucken, versehentlich ange-
wählt, ist es meistens möglich, mit der F10-Taste oder der ESC-
Taste die Funktion abzubrechen.
Das Papier muß zum Ausdrucken so eingelegt werden, daß die erste
Zeile ca. 0,5 bis 1 Zentimeter vom oberen Rand des Blattes
gedruckt wird. Gegebenenfalls sollte das erste Blatt nicht ver-
wendet werden.
Verwendet wird handelsübliches weißes Endlospapier mit 72
Zeilen, für Fakturierungsdokumente können auch Einzelblätter mit
oder ohne eingedruckten Firmenkopf verwendet werden.
Bei der Ausgabe von Daten auf den Bildschirm läßt sich die
Ausgabe durch das Betätigen der Menütaste der Maus anhalten.
Nach Loslassen der Taste wird die Ausgabe fortgesetzt.
Insgesamt können bei der Standardversion je 2000 Adressen und
Artikel pro Fakturierungsdatei eingerichtet werden, sofern da-
durch die Diskettenkapazität nicht überschritten wird.
Sie können als Adress- bzw. Artikelnummer jede Zahl zwischen 1
und 32000 verwenden. Wenn Sie planen, Daten in die Finanzbuch-
haltung zu übernehmen, sollten Sie als Adressnummer die Konto-
nummer verwenden, die der Kunde oder Lieferant in der Finanz-
buchhaltung hat, dies erleichtert die Übersicht.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 4
1.2 Benötigte Hardware und Installation
Zur Benutzung von PROFAKT benötigen Sie Ihren AMIGA mit mindes-
tens 512 K-Byte Hauptspeicher, besser mit 1 M-Byte Hauptspeicher.
Weiterhin benötigen Sie 2 Diskettenlaufwerke oder 1 Disketten-
laufwerk und 1 Festplatte (dh0: oder jh0:), sowie einen Drucker
der die Schriften PICA (10 cpi), ELITE (12 cpi), EXPANDED (5 cpi)
und COMPRESSED (15 oder 17 cpi) drucken kann.
Vor der ersten Benutzung des Programms müssen Sie sich eine
Arbeitskopie der Programmdiskette erstellen. Dies kann mit der
Funktion DUPLICATE von der Workbench aus erfolgen. Die Programm-
diskette sollten Sie auf keinen Fall weiter benutzen, sondern
stattdessen nach dem Kopieren an einem sicheren Ort verwahren.
Ihre jetzt erzeugte Arbeitskopie enthält bereits die Grundein-
stellung für 2 Diskettenlaufwerke.
Ist die Einstellung der Laufwerke korrekt, müssen keine weiteren
Anpassungen mehr vorgenommen werden.
Soll dagegen der Betrieb auf einer Festplatte eingerichtet wer-
den, führen Sie folgende Arbeitsschritte durch (Sie benötigen
mindestens 2 Laufwerke oder 1 Laufwerk und eine Festplatte um die
folgende Installation durchzuführen):
Legen Sie Ihre Arbeitskopie der PROFAKT-Diskette in das Laufwerk
df0: und ggf. Ihre Workbench-Diskette in das Laufwerk df1:.
Klicken Sie auf der Workbench das Icon des CLI an (es befindet
sich meistens in der Schublade SYSTEM). Daraufhin öffnet sich
ein Fenster, in dem Sie jetzt über die Tastatur einige Eingaben
machen müssen.
Geben Sie zunächst den Befehl zum Wechsel auf Laufwerk df0: ein:
cd df0:
Nach dieser Eingabe können Sie, jenachdem welche Installation
Sie durchführen möchten, eine der folgenden Eingaben machen:
Wenn Sie die PROFAKT-Standardversion auf einer Harddisk dh0:
installieren möchten, geben Sie ein:
execute dh0_inst
endcli
Wenn Sie die PROFAKT-Standardversion auf einer Harddisk jh0:
installieren möchten geben Sie ein:
execute jh0_inst
endcli
In beiden Fällen werden die Installationen durchgeführt bzw. die
benötigten Programme von der Diskette auf die Harddisk ko-
piert, danach schließt sich das CLI-Fenster zur Texteingabe
wieder.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 5
1.2 Benötigte Hardware und Installation
Sie finden PROFAKT auf der Harddisk jetzt in der Schublade FIBU.
Dort werden später auch alle Daten gespeichert. Sie benötigen in
diesem Fall zunächst keine weiteren Disketten.
Beachten Sie vor dem Starten von PROFAKT noch, daß Sie in den
PREFERENCES Ihrer Workbench-Diskette den richtigen Drucker-
Treiber eingestellt haben und daß auch die Breite (Right-Margin)
ausreichend groß (ca. 110) gewählt ist. Verwenden Sie bei
Benutzung von PROFAKT nicht den richtigen Drucker-Treiber kann
dies zu seltsamen Effekten und Fehlern beim Ausdruck führen.
Sie können PROFAKT jetzt einfach durch Anklicken des PROFAKT-
Icons starten.
PROFAKT wird dann geladen und meldet sich mit einem Start-Logo.
Betätigen Sie eine beliebige Taste. Gegebenfalls fordert Sie Ihr
AMIGA jetzt auf, die Workbench-Diskette einzulegen.
Legen Sie die Workbench-Diskette ein, damit PROFAKT den in den
PREFERENCES gewählten Druckertreiber laden kann.
PROFAKT meldet "Fakturierung bereit" und fragt Sie nach der
Fakturierungsdateinummer.
Geben Sie z.B. 1 ein. Wenn Sie das Programm das erste Mal
benutzen oder eine Nummer eingeben, die noch nicht benutzt
wurde, erscheint die Meldung, daß diese Datei nicht angelegt
ist. Drücken Sie die Funktionstaste F1, wenn die
Fakturierungsdatei neu angelegt werden soll, oder drücken Sie
die Funktionstaste F10, wenn Sie die Eingabe der Dateinummer
wiederholen wollen. Nach Betätigen von F1 wird die eingegebene
Datei dann neu angelegt.
Nach Eingabe der Nummer und ggf. Neuanlegen einer Datei fragt
PROFAKT nach dem Firmencode. Dieser Firmencode soll den Zugriff
unbefugter Personen verhindern. Nach Neuanlegen einer Datei
geben Sie hier ENeuinstF ein und bestätigen dieses mit RETURN.
Wenn Sie später mit PROFAKT arbeiten und den Firmencode geändert
haben, geben Sie Ihren geänderten Code ein. EAchtung:F Wenn Sie
einen geänderten Firmencode verwenden, müssen Sie ihn genauso
eingeben, wie Sie ihn in den Stammdaten (siehe nächste Seite)
festgelegt haben. Es ist sehr wichtig, daß Sie sich Ihren
Firmencode genau merken, weil Sie sonst unter Umständen zu Ihren
Daten selbst keinen Zugang erhalten. Beachten Sie bitte auch,
daß beim Firmencode zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unter-
schieden wird, und daß bei der Abfrage des Firmencodes die
eingegebenen Zeichen nicht auf dem Bildschirm erscheinen.
Nach korrekter Eingabe des Firmencodes erscheint der Name des
Anwenders, die Anzahl der bereits auf der Diskette einge-
richteten Adress- bzw. Artikelplätze, die Anzahl der gespeicher-
ten Dokumente, sowie die Aufforderung, eine beliebige Taste zu
drücken.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 6
1.2 Benötigte Hardware und Installation
Nach Drücken der Taste erscheint ein Hinweis auf den SHAREWARE-
Status dieses Programms und auf die Lizenzversion, der eine ge-
wisse Zeit auf dem Bildschirm stehen bleibt. Danach erfolgt wie-
der die Aufforderung, eine beliebige Taste zu drücken, um im
Programm fortzufahren. ACHTUNG: Dieser SHAREWARE-Hinweis ist in
der Lizenzversion nicht enthalten.
Nach Betätigen einer Taste befinden Sie sich im Hauptmenü von
PROFAKT. Sie sollten zunächst noch Ihre Anwenderdaten indivi-
duell eingeben.
1.3 Ändern der Anwenderdaten, das Anwendermenü
Betätigen Sie die Funktionstaste F5, um in die Anwenderdaten zu
gelangen. Das Menü Anwenderdaten erscheint auf Ihrem Bildschirm.
Betätigen Sie F1, um die Anwenderdaten zu ändern. Hier werden
folgende Daten nacheinander abgefragt, wobei die bisherigen
Werte rechts auf dem Bildschirm angegeben werden:
1. Firmencode: Geben Sie hier den von Ihnen gewünschten, bis zu
8 Zeichen langen Firmencode ein. EAchtung:F Merken Sie sich diesen
Firmencode gut! Wenn Sie Ihren Firmencode vergessen, können Sie
unter Umständen selbst nicht mehr auf Ihre Daten zugreifen.
2. Kopfzeile 1 bis 4: Geben Sie hier Ihren Firmennamen und Ihre
Adresse genau so ein, wie sie auf den ausgedruckten Dokumenten
als Firmenkopf erscheinen sollen.
3. Bankverbindungen 1 und 2: Hier können zwei Bankverbindungen
mit Bankleitzahl und Kontonummer eingegeben werden, die auf den
ausgedruckten Dokumenten als Fußzeilen erscheinen und bei der
Standardversion für die Überweisungsträger benutzt wird.
4. Papierformat: Dieses Papierformat legt fest, wieviel Zeilen
pro Seite bei allen Ausdrucken gedruckt werden sollen.
Standardwert für normales Endlospapier ist 72.
5. Einzelblätter: Diese Option legt fest, ob beim Ausdruck der
Dokumente Endlospapier oder Einzelblätter verwendet werden soll.
Wird diese Option gewählt, wartet das Programm bei Dokumenten
mit mehr als einer Seite jeweils auf das Nachlegen eines neuen
Blattes.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 7
1.3 Ändern der Anwenderdaten, das Anwendermenü
6. Kopf drucken: Diese Option legt fest, ob beim Ausdruck von
Dokumenten der eingegebene Kopf gedruckt werden soll. Bei
normalem, unbedrucktem Papier sollte diese Option benutzt
werden, bei bereits mit dem Firmenkopf bedrucktem Endlos- oder
Einzelpapier nicht.
Danach können Sie Ihre Eingaben mit F1 sichern, worauf das
Programm wieder in das Menü Anwenderdaten zurückkehrt, oder alle
Eingaben mit EF2F wiederholen.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 8
1.4 Steuerzahldefinition, das Anwendermenü
Nach Eingabe der Anwenderdaten sollten noch die Steuerzahlen an
die eigenen Bedürfnisse angepaßt werden. Dabei wird außer dem
für die Fakturierung wichtigen Prozentsätzen auch jeweils eine
Kontonummer mit abgefragt. Diese Kontonummer dient für die
Übergabe der Buchungsdaten aus PROFAKT an PROFIBU. EAchtung:F Die
hier eingegebenen Kontonummern und Prozentsätze müssen bei der
Übergabe der Daten in PROFIBU genauso definiert sein. Konto-
nummern und Prozentsätze müssen in beiden Programmen exakt
übereinstimmen.
1.4.1 Steuerzahldefinition
Diese Funktion dient dazu, den Steuerzahlen 1 bis 10 sowie 11
bis 20 Prozentsätze und (Steuer-) Konten zuzuordnen. Die Steuer-
zahlen dienen dazu, zu ermitteln, welche Steuerbeträge auf die
fakturierten Artikel aufgeschlagen werden müssen. Außerdem
dienen Sie dazu, bei der Übergabe von Daten an PROFIBU die
Buchungen auf drei Konten ( Soll-, Haben- und Steuerkonto ) zu
splitten. Die Steuerzahlen 1 bis 10 werden benutzt, wenn auf
eine Bestellung ein Vorsteuerbetrag aufgeschlagen werden soll,
die Steuerzahlen 11 bis 20 werden benutzt, wenn auf eine
Ausgangsrechnung ein Umsatzsteuerbetrag aufgeschlagen werden
soll.
Nach Anwahl der Funktion Steuerzahldefinition durch Drücken von
F2 im Anwendermenü fragt PROFAKT nacheinander für alle zwanzig
Steuerzahlen den Prozentsatz und das Steuerkonto ab. Geben Sie
die entsprechenden Angaben ein. Sollen einige Steuerzahlen nicht
benutzt werden, kann dort jeweils 0 eingesetzt werden.
Nach Eingabe der Steuerzahldefinitionen können Sie mit F1 die
eingegebenen Definitionen speichern, wonach das Programm auto-
matisch in das Anwendermenü zurückkehrt, oder mit F2 die Eingabe
wiederholen.
In der mitgelieferten Basis-Katalogdatei sind die Steuerzahlen 1
und 2 mit den Prozentsätzen 14 und 7 auf den Konten 1580 und
1581 belegt, und die Steuerzahlen 11 und 12 mit den
Prozentsätzen 14 und 7 auf den Konten 1870 und 1871 eingelesen.
Nachdem die Anwenderdaten und die Steuerzahl-Definitionen
eingegeben sind, sind schon alle Vorarbeiten für die Benutzung
von PROFAKT erfolgt.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 9
Nachdem die Anwenderdaten und die Steuerzahl-Definitionen
eingegeben sind, sind schon alle Vorarbeiten für die Benutzung
von PROFAKT erfolgt.
2.0 Die Menüstruktur von PROFAKT
Alle Funktionen von PROFAKT sind einerseits über ein Menüsystem
zugänglich bei dem die Funktionen ähnlicher Bedeutung in eigenen
Untermenüs zusammengefaßt sind, die jeweils vom Hauptmenü, aus
angewählt werden. Andererseits wird auch die Benutzung der Maus
unterstützt. Wenn Sie die Menütaste der Maus drücken erscheint
am oberen Bildschirmrand eine Menüleiste mit den Punkten
EFakturierungF, EAusdruckF, EAdressenF, EArtikelF und EAnwender &F
EDiensteF. Wenn Sie auf einen dieser Menüpunkte zeigen, wird ein
Pull-Down-Menü mit weiteren Menüpunkten gezeigt. Sie können mit
diesen Pull-Down-Menüs außer der Funktion EProgrammendeF jederzeit
jede Funktion aus jedem Menü schnell anwählen. Sobald eine
Funktion angewählt ist, erscheinen die Pull-Down-Menüs zwar
noch, sind aber ohne Funktion bis Sie die angewählte Funktion
wieder verlassen haben.
Die Auswahltaste (linke Taste) der Maus hat diesselbe Wirkung
wie die SPACE-Taste. Wenn Sie PROFAKT auffordert, eine beliebige
Taste zu drücken, können Sie auch die Auswahltaste drücken.
2.1 Das Hauptmenü
Im Hauptmenü kann gewählt werden, in welchen Programmteil als
nächstes verzweigt werden soll. Die Auswahl erfolgt mit den
Funktionstasten:
Taste Funktion
F1 Verzweigt in das Fakturierungsmenü zum Erfassen
von Fakturierungsdokumenten
F2 Verzweigt in das Ausdruckmenü
F3 Verzweigt in das Menü zur Erfassung und
Bearbeitung von Adressdaten
F4 Verzweigt in das Menü zur Erfassung und
Bearbeitung von Artikeldaten
F5 Verzweigt in das Menü zur Bearbeitung der
Anwenderdaten
F6 Verzweigt zum Menü Sonstige Dienste
F10 Beendet nach einer Sicherheitsabfrage das
Programm und kehrt auf die Betriebssystemebene
zurück.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 10
3.0 Das Fakturierungsmenü
Im Fakturierungsmenü kann ein Fakturierungsdokument, also eine
Bestellung, eine Gutschrift oder ein Ausgangsdokument, erfaßt
oder gelöscht werden, sowie eine Liste der zur Zeit gespeicher-
ten Dokumente auf Monitor oder Drucker ausgegeben werden. Die
Auswahl erfolgt mit den Funktionstasten:
Taste Funktion
F1 Erfassung einer Bestellung (Dokumententyp 1)
F2 Erfassung einer Gutschrift (Dokumententyp 2)
F3 Erfassung eines Ausgangsdokuments (Dokumententyp
3)
F4 Löschen eines gespeicherten Dokuments
F5 Ausdruck einer Liste der gespeicherten Dokumente
auf den Drucker
F6 Ausgabe einer Liste der gespeicherten Dokumente
auf den Bildschirm
F10 Rückkehr ins Hauptmenü
Die einzelnen Funktionen werden im folgenden erläutert.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 11
3.1 Die Erfassung eines Fakturierungsdokuments
Es gibt bei PROFAKT drei Typen von Fakturierungsdokumenten, dies
sind 1. Bestellungen an einen Lieferanten
2. Gutschriften an einen Kunden für eine frühere Lieferung
3. Ausgangsdokumente
Dabei können die unter 3. genannten Ausgangsdokumente als
Angebot, als Lieferschein, als Rechnung, sowie in 2 Mahnstufen
als Mahnung gedruckt werden.
Die Erfassung ist bei allen drei Dokumententypen sehr ähnlich,
deshalb wird sie hier nicht für die drei Typen getrennt
beschrieben.
Den gewünschten Dokumententyp wählen Sie durch Drücken der
entsprechenden Funktionstaste aus. PROFAKT zeigt Ihnen nun an,
welche Dokumentnummer Sie jetzt erfassen. Die Dokumentnummern
werden von PROFAKT fortlaufend vergeben, wobei 1 die niedrigste
und 32000 die höchste Dokumentnummer ist. Die Dokumentnummer
kann im Menü Sonstige Dienste jederzeit auf 1 zurückgesetzt
werden.
Als Datum wird das Systemdatum des Rechners verwendet, Sie
müssen also vor Start von PROFAKT dieses Datum richtig
eingestellt haben.
Als erstes erfragt PROFAKT, für welche Adressnummer fakturiert
werden soll. Sie können hier die Nummer einer bereits erfaßten
Adresse eingeben worauf PROFAKT die Adresse anzeigt, oder, wenn
Sie für eine Adresse fakturieren wollen, die nicht bereits
gespeichert ist, bei der Frage nach der Adresse 99999 eingeben.
In letzterem Fall erfragt PROFAKT die Adresse, so daß damit auch
für nicht gespeicherte Adressen fakturiert werden kann.
Bei der Standardversion können Sie durch gespeicherte Adressen
mit den + / - Tasten blättern und mit RETURN übernehmen.
In beiden Fällen werden Sie aufgefordert, die Wahl der Adresse
durch Drücken von F1 zu bestätigen, worauf PROFAKT zur Erfassung
der Artikel übergeht. Wenn Sie dagegen F2 drücken kann die
Adressnummer neu eingegeben werden, beispielsweise wenn Sie sich
in der Nummer geirrt haben. Geben Sie bei der Frage nach der
Adressnummer eine 0 ein, wird das Erfassen von Dokumenten
beendet und PROFAKT kehrt in das Fakturierungsmenü zurück.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 12
3.1 Die Erfassung eines Fakturierungsdokuments
In der zweiten Bildschirmmaske werden nun die zu fakturierenden
Artikel abgefragt. Insgesamt können, je nach Anzahl der zur
Beschreibung eines Artikels verwendeten Textzeilen und der
Papierlänge, bei der Standardversion bis zu 160 Artikel und bei
der Juniorversion bis zu 40 Artikel je Dokument erfaßt werden.
PROFAKT erfragt als erstes die Artikelnummer. Hier können Sie
die Artikelnummer eines bereits erfaßten Artikels eingeben
worauf PROFAKT die entsprechenden Artikeldaten anzeigt, oder,
wenn Sie einen Artikel fakturieren wollen, der nicht bereits
gespeichert ist, bei der Frage nach der Artikelnummer 99999
eingeben. In letzterem Fall erfragt PROFAKT die Artikeldaten,
die sonst aus der Artikeldatei übernommen worden wären, so daß
auch nicht gespeicherte Artikel fakturiert werden können.
Bei der Standardversion können Sie mit den + / - Tasten durch
die gespeicherten Artikel blättern und mit RETURN übernehmen.
In beiden Fällen erfragt PROFAKT anschließend die Anzahl der
Artikel sowie noch eine zusätzliche, bis zu 34 Zeichen lange
Textzeile als Ergänzung zum Artikeltext.
Nachdem die Eingaben erfolgt sind, werden Sie aufgefordert, die
Eingaben durch Drücken von F1 zu bestätigen, worauf PROFAKT
diese übernimmt, die entstehende Dokumentenzeile in verkürzter
Form anzeigt und wieder nach einer Artikelnummer fragt. Wenn Sie
dagegen F2 drücken kann die Artikelnummer neu eingegeben und der
ganze Vorgang wiederholt werden, ohne daß der eben eingegebene
Vorgang übernommen wird.
Wenn Sie alle zu fakturierenden Artikel eingegeben haben, geben
Sie bei der Frage nach der Artikelnummer eine 0 ein. Daraufhin
gibt Ihnen PROFAKT die Nettogesamtsumme aus und erfragt einen
Rabatt auf diese Gesamtsumme sowie Netto-Versandkosten. Geben
Sie die gewünschten Werte ein oder bei Nichtbenutzung 0. (Auf
die Versandkosten wird automatisch der Steuersatz der Kennzahl
11 erhoben). Abschließend wird das Dokument gespeichert, PROFAKT
gibt die nächste Dokumentnummer vor und fragt wieder nach der
Adressnummer. Sie können jetzt das nächste Dokument fakturieren
oder durch Eingabe einer 0 ins Fakturierungsmenü zurückkehren.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 13
3.2 Löschen eines Fakturierungsdokuments
Diese Funktion dient zum Löschen eines nicht mehr benötigten
Fakturierungsdokuments. Da nur eine begrenzte Anzahl Fakturie-
rungsdokumente gleichzeitig gespeichert sein können, bei der
Standardversion sind dies 200, sollten nicht mehr benötigte
Dokumente regelmäßig gelöscht werden, da sonst irgendwann kein
Platz mehr für neue Dokumente ist.
Sie sollten sich vor dem Löschen eines Dokumentes sehr genau
überlegen, ob Sie das entsprechende Dokument tatsächlich nicht
mehr benötigen, beispielsweise weil es eventuell noch als
Mahnung verwendet werden muß oder weil es noch an PROFIBU zur
automatischen Verbuchung übergeben werden soll, da das Löschen
eines Dokuments endgültig ist.
Zum Anwählen der Löschfunktion drücken Sie im Fakturierungsmenü
die F4-Taste. PROFAKT fragt Sie daraufhin nach der Dokument-
nummer des zu löschenden Dokuments. Geben Sie die gewünschte
Nummer ein oder eine 0, um die Löschfunktion abzubrechen. Nach
Eingabe einer gültigen Dokumentnummer zeigt PROFAKT Ihnen
nochmal die Dokumentnummer mit Empfängernummer und Betrag an.
Sie können jetzt durch Drücken von F1 das angegebene Dokument
löschen oder durch Drücken von F2 das Löschen des angegebenen
Dokuments abbrechen.
In beiden Fällen fragt PROFAKT anschließend wieder nach einer
Dokumentnummer zum Löschen. Geben Sie wieder eine gewünschte
Nummer ein oder eine 0 wenn Sie die Löschfunktion verlassen
wollen.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 14
3.3 Ausdruck einer Dokumentenliste
Diese Funktion dient zum Ausdruck einer Liste der gespeicherten
Dokumente aller Typen oder einer Liste aller Dokumente eines der
drei Dokumententypen. Mit dieser Funktion läßt sich beispiels-
weise eine Offene-Posten-Liste realisieren. Wenn alle Dokumente,
für die die Zahlung erfolgt ist, gelöscht wurden, entspricht die
Liste der verbleibenden Dokumente der Liste der offenen Posten.
Diese Funktion wird durch Drücken der F5-Taste im Fakturie-
rungsmenü angewählt.
PROFAKT fragt zunächst, für welchen Typ der Ausdruck erfolgen
soll. Geben Sie den gewünschten Typ ein oder eine 0, wenn der
Ausdruck für alle drei Dokumententypen erfolgen soll. An-
schließend fordert Sie PROFAKT auf, den Drucker bereitzumachen.
Erledigen Sie dies und nach Drücken der RETURN-Taste wird die
Dokumentenliste ausgedruckt, worauf PROFAKT in das Fakturie-
rungsmenü zurückkehrt.
3.4 Ausgabe einer Dokumentenliste
Diese Funktion dient zur Ausgabe der Dokumentenliste auf den
Monitor statt auf den Drucker, wobei die für den Ausdruck
genannten Eigenschaften auch für die Ausgabe gelten.
Diese Funktion wird durch Drücken der F6-Taste im Fakturie-
rungsmenü angewählt.
PROFAKT fragt zunächst, für welchen Typ die Ausgabe erfolgen
soll. Geben Sie den gewünschten Typ ein oder eine 0, wenn die
Ausgabe für alle drei Dokumententypen erfolgen soll. An-
schließend wird die Dokumentenliste auf dem Monitor ausgegeben.
PROFAKT wartet daraufhin auf das Drücken einer beliebigen Taste,
worauf es ins Fakturierungsmenü zurückkehrt.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 15
4.0 Das Ausdruckmenü
Im Ausdruckmenü können die Fakturierungsdokumente als Bestellung
(Typ 1), als Gutschrift (Typ 2), als Angebot (Typ 3), als
Lieferschein (Typ 3), als Rechnung (Typ 3) oder als erste oder
zweite Mahnung (Typ 3) ausgedruckt werden. Weiterhin ist das
Bedrucken von Überweisungsträgern (nur Standardversion) und die
Übergabe von Daten an PROFIBU möglich.
Die Auswahl der Funktionen erfolgt mit den Funktionstasten:
Taste Funktion
F1 Ausdruck einer Bestellung (Dokumententyp 1)
F2 Ausdruck einer Gutschrift (Dokumententyp 2)
F3 Ausdruck eines Angebots (Dokumententyp 3)
F4 Ausdruck eines Lieferscheins (Dokumententyp 3)
F5 Ausdruck einer Rechnung (Dokumententyp 3)
F6 Ausdruck einer 1. Mahnung (Dokumententyp 3)
F7 Ausdruck einer 2. Mahnung (Dokumententyp 3)
F8 Bedrucken von Überweisungsträgern
F9 Übergabe von Daten an PROFIBU
F10 Rückkehr ins Hauptmenü
Die einzelnen Funktionen werden im folgenden erläutert.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 16
4.1 Ausdruck eines Fakturierungsdokuments
Die Durchführung des Ausdrucks eines Fakturierungsdokuments ist
unabhängig von dem gewählten Ausdruck immer sehr ähnlich,
deshalb wird sie hier nicht für die möglichen Ausdrucke getrennt
beschrieben.
Den gewünschten Ausdruck eines Dokuments wählen Sie durch
Drücken der entsprechenden Funktionstaste aus. Beachten Sie
dabei, daß sich als Bestellung (Typ 1) erfaßte Dokumente nur als
Bestellung und als Gutschrift (Typ 2) erfaßte Dokumente nur als
Gutschrift ausdrucken lassen.
PROFAKT erfragt zunächst die Dokumentnummer des auszudruckenden
Dokuments. Geben Sie die gewünschte Dokumentnummer ein oder eine
0 um den Ausdruck abzubrechen. Danach fordert Sie PROFAKT auf,
den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken
der RETURN-Taste wird das Dokument auf dem Drucker ausgedruckt.
4.2 Bedrucken von Überweisungsträgern
Diese Funktion ist nur bei der Standardversion enthalten. Sie
dient zum Bedrucken von Überweisungsträgern mit den Daten eines
Fakturierungsdokuments, so daß diese Überweisungsträger direkt
für Überweisungen verwendet werden können. Der Empfänger des
Dokuments muß dabei als Adresse gespeichert sein.
Die Funktion wird durch Drücken der F2-Taste angewählt.
PROFAKT fragt Sie zunächst nach der Dokumentennummer des
Dokuments, für das ein Überweisungsträger gedruckt werden soll.
Geben Sie die Nummer des gewünschten Dokuments ein. Das Dokument
wird eingelesen und der Empfänger, das Datum und der Betrag
angezeigt. Sie können jetzt denn Betrag durch RETURN übernehmen
oder noch verändern. Daraufhin fordert Sie das Programm auf, den
Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies, legen Sie den
Überweisungsträger richtig ein und drücken Sie die RETURN-Taste.
Der Überweisungsträger wird daraufhin bedruckt und das Programm
kehrt ins Menü zurück.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 17
4.3 Übergabe von Fakturierungsdaten an PROFIBU
Diese Funktion dient zur Ausgabe der Daten eines Fakturierungs-
dokumentes in eine Datei, die von PROFIBU gelesen werden kann.
Sie wird aus dem Ausdruckmenü durch Drücken der F9-Taste
angewählt.
Voraussetzung für die Erzeugung einer Übergabedatei ist, daß von
PROFIBU bereits ein Verzeichnis für den Buchungszeitraum
eingerichtet wurde, für den die Daten gebucht werden sollen.
Dieses Verzeichnis muß sich auf derselben Datendisk befinden,
auf der auch die Fakturierungsdaten gespeichert sind.
Hierbei bietet sich die Verwendung einer Harddisk als Datendisk
an, weil das Umkopieren von Dateien entfallen kann, und sich die
Übernahme der Daten sehr einfach und komfortabel gestaltet, wenn
die Datenverzeichnisse von PROFIBU vom Hauptverzeichnis der
Harddisk ausgehen (Standardeinstellung bei PROFIBU).
Wird mit Disketten gearbeitet, ist es in der Regel nicht
möglich, Buchhaltungs- und Fakturierungsdateien auf derselben
Diskette zu speichern, es sei denn, es fallen nur wenig Daten
an, dann ist die Arbeit ähnlich einfach wie mit Festplatte.
Werden dagegen verschiedene Disketten für Buchhaltungs- und
Fakturierungsdaten verwendet, ist die folgende Vorgehensweise
wahrscheinlich am einfachsten:
1. Erzeugen Sie auf einer Fakturierungsdiskette ein Verzeichnis
zum Austausch, indem Sie beim PROFIBU-Start als Monatsnamen
Tausch 01 eingeben (das Verzeichnis heißt dann TAU_01).
2. Kopieren Sie unter Verwendung des MS/DOS-Befehls COPY Ihren
Kontenplan aus dem Verzeichnis des Buchungsmonats, in den die
Daten übergeben werden sollen, in das Verzeichnis TAU_01.
3. Verwenden Sie in der im nachfolgenden Abschnitt beschriebenen
Vorgehensweise als Monatsnamen wieder Tausch 01. Damit werden
Übergabedateien im Verzeichnis TAU_01 angelegt.
4. Kopieren Sie unter Verwendung des MS/DOS-Befehls COPY die
Übergabedateien aus dem Verzeichnis TAU_01 in das Verzeichnis
des Buchungsmonats, in den die Daten übergeben werden sollen.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 18
4.3 Übergabe von Fakturierungsdaten an PROFIBU
Nach Drücken der F9-Taste erfragt PROFAKT den Monat, für den die
Übergabedatei erzeugt werden soll. Geben Sie den entsprechenden
Monatsnamen ein.
Danach wird der Kontenplan, der im gewählten Monat aktuell ist,
eingelesen und PROFAKT fragt nach dem Firmencode. Hier ist der
Firmencode einzugeben, der in der PROFIBU verwendet wird.
Anschließend gibt PROFAKT die Liste aller bereits in dem
gewählten Verzeichnis vorhandenen Übergabedateien aus und fragt
nach der DATEINUMMER der jetzt zu erstellenden Übergabedatei.
Diese Dateinummer kann zwischen 1 und 999 liegen.
Geben Sie die gewünschte Dateinummer ein. Sie können dabei eine
bereits vorhandene Dateinummer eingeben, die neuen Daten werden
dann an die bereits vorhandene Datei angehängt.
Schließlich erfragt PROFAKT die DOKUMENTNUMMER, die übergeben
werden soll, sowie die SOLLKONTONUMMER, die HABENKONTONUMMER und
die BELEGNUMMER, die diese Buchung erhalten soll. Die Soll- und
Habenkontonummer müssen im Kontenplan existieren, dies wird von
PROFAKT auch überprüft, die Belegnummer darf zwischen 0 und
99999 vergeben werden. Alle übrigen Buchungsdaten werden von
PROFAKT automatisch erzeugt und in die Datei geschrieben.
Anschließend fragt PROFAKT wieder nach einer Dateinummer. Wenn
Sie ein weiteres Dokument an PROFIBU übergeben wollen, geben Sie
wieder eine Dateinummer ein und der oben angegebene
Eingabezyklus wiederholt sich.
Wenn Sie kein weiteres Dokument übergeben wollen, geben Sie eine
E0F zum Verlassen dieses Programmteils ein.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 19
5.0 Das Adressdaten-Menü
Im Adressdaten-Menü können Adressen angelegt oder geändert,
vorhandene Adressen gelöscht, sowie eine Umsatzliste oder ein
Adressverzeichnis wahlweise auf den Drucker oder den Monitor
ausgegeben werden.
Die Auswahl der Funktionen erfolgt mit den Funktionstasten:
Taste Funktion
F1 Anlegen oder Ändern einer Adresse
F2 Löschen einer Adresse
F3 Ausdruck einer Umsatzliste auf dem Drucker
F4 Ausgabe einer Umsatzliste auf dem Monitor
F5 Ausdruck eines Adressverzeichnisses auf dem
Drucker
F6 Ausgabe eines Adressverzeichnisses auf dem
Monitor
F7 Ausdruck von Adressdaten auf Etiketten
F10 Rückkehr ins Hauptmenü
Die einzelnen Funktionen werden im folgenden erläutert.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 20
5.1 Adressen anlegen/ändern
Diese Funktion dient zum Anlegen einer neuen Adresse oder zum
Ändern einer bestehenden. Die Funktion wird durch Drücken der
F1-Taste angewählt.
Nach Anwahl der Funktion erscheint die Erfassungsmaske auf dem
Bildschirm und PROFAKT fragt nach der gewünschten ADRESSNUMMER.
Geben Sie hier die gewünschte Nummer zwischen 1 und 32000 ein.
Sinnvoll ist insbesondere, falls die entsprechende Adresse ein
Konto in PROFIBU hat, die Verwendung der in PROFIBU benutzten
Kontonummer als Adressnummer.
Wenn Sie hier eine 0 eingeben wird die Funktion abgebrochen und
PROFAKT kehrt nach automatischem Abspeichern der Daten ins
Adressdaten-Menü zurück.
Haben Sie eine gültige Adressnummer eingegeben, zu der noch
keine Adresse gespeichert ist, werden jetzt alle Adressdaten von
PROFAKT abgefragt.
Als erstes erfragt PROFAKT die ANREDE. Die Anrede kann bis zu 8
Zeichen lang sein.
Danach erfragt PROFAKT den NAMEN 1 (z.B. Vornamen). Der Name 1
kann bis zu 20 Zeichen lang sein.
Als nächstes erfragt das Programm den NAMEN 2 (z.B. Nachnamen).
Der Name 2 kann bis zu 30 Zeichen lang sein.
Anschließend erfragt das Programm STRASSE und HAUSNUMMER. Diese
beiden Angaben können zusammen bis zu 30 Zeichen lang sein.
Dann erfragt das Programm die POSTLEITZAHL und den ORT. Diese
beiden Angaben können zusammen ebenfalls 30 Zeichen lang sein.
Danach erfragt das Programm die TELEFONnummer. Die Telefonnummer
kann bis zu 20 Zeichen lang sein.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 21
5.1 Adressen anlegen/ändern
Anschließend erfragt PROFAKT den RABATT, der dieser Adresse
gewährt wird oder den diese Adresse (als Lieferant bei Bestel-
lungen) gewährt. Der Rabatt kann bis zu 5 Zeichen lang sein,
darf aber nicht größer als 100 sein (Angabe als prozentualer
Rabatt).
Als nächstes erfragt PROFAKT den SKONTO-Prozentsatz, der dieser
Adresse bei Einhaltung der Zahlungsfrist gewährt oder den diese
Adresse (als Lieferant bei Bestellungen) bei Einhaltung der
Zahlungsfrist gewährt. Der Skonto-Prozentsatz kann bis zu 5
Zeichen lang sein, darf aber nicht größer als 100 sein.
Danach erfragt das Programm die ZAHLUNGSFRIST, die dieser
Adresse gewährt wird oder die diese Adresse gewährt. Die
Zahlungsfrist kann zwischen 0 und 99 (Tagen) einschließlich
liegen.
Dann erfragt PROFAKT die BANKVERBINDUNG der Adresse. Die
Bankverbindung kann bis zu 20 Zeichen lang sein.
Anschließend erfragt PROFAKT die BANKLEITZAHL und dann die
KONTONUMMER, die zu der Bankverbindung gehören sollen. Beide
Angaben können bis zu 13 Zeichen lang sein.
Abschließend erfragt das Programm noch eine BEMERKUNG, die bis
zu 20 Zeichen lang sein kann, und einen RECHNUNGSVORTEXT, der
auf der Rechnung mit ausgedruckt wird. Der Rechnungsvortext kann
bis zu 46 Zeichen lang sein.
Wenn jetzt alle Adressdaten korrekt eingegeben worden sind,
bestätigen Sie dieses mit F1. Die Daten werden dann auf Disk
gespeichert und das Programm fragt wieder nach einer
Adressnummer. Dieser Erfassungszyklus wiederholt sich solange,
bis Sie auf die Frage nach der Adressnummer eine 0 eingeben.
Dann wird der Adresskatalog neu gespeichert und PROFAKT kehrt in
das Adressdaten-Menü zurück.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 22
5.1 Adressen anlegen/ändern
Wird bei der Frage nach der Adressnummer eine bereits
existierende Adressnummer angegeben, so wird die dazugehörige
Adresse von Disk eingelesen und angezeigt. Bei der Standard-
version kann mit den + / - Tasten durch die Adressen geblättert
werden und mit RETURN ausgewählt werden.
Die gewählte Adresse kann dann geändert werden, wobei der
jeweils alte Wert eines Datenfelds mit der F1-Taste angezeigt
und ggf. geändert werden kann. Zusätzlich wirkt die F1-Taste
auch als RETURN-Taste, d.h. durch jeweils doppeltes Drücken von
F1 wird zum nächsten Datenfeld weitergesprungen, wobei der
bisherige Wert des übersprungenen Feldes erhalten bleibt.
Wenn jetzt alle Adressdaten korrekt eingegeben worden sind,
bestätigen Sie dieses mit F1. Die Daten werden dann auf Disk
gespeichert und das Programm fragt wieder nach einer
Adressnummer. Dieser Erfassungszyklus wiederholt sich solange,
bis Sie auf die Frage nach der Adressnummer eine 0 eingeben.
Dann wird der Adresskatalog neu gespeichert und PROFAKT kehrt in
das Adressdaten-Menü zurück.
5.2 Adressdaten löschen
Diese Funktion dient zum Löschen einer Adresse. Zur Anwahl
dieser Funktion drücken Sie im Adressdaten-Menü die F2-Taste.
PROFAKT zeigt nun die Adressmaske an und fragt nach der
ADRESSNUMMER. Geben Sie die Adressnummer der Adresse ein, die
Sie löschen wollen. PROFAKT liest daraufhin die gewählte Adresse
von Disk und zeigt sie an.
Durch Drücken der F1-Taste können Sie diese Adresse jetzt
löschen, durch F10 brechen Sie das Löschen dieser Adresse ab. In
beiden Fällen fragt Sie das Programm wieder nach einer
Adressnummer. Sie können jetzt eine andere Adressnummer zum
Löschen eingeben, oder 0, um die Löschfunktion zu verlassen und
ins Adressdaten-Menü zurückzukehren.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 23
5.3 Umsatzliste drucken
Diese Funktion dient dazu, eine Umsatzliste, bezogen auf die
gespeicherten Adressen, auf dem Drucker auszudrucken.
Nach Drücken der F3-Taste fordert das Programm Sie auf, den
Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der
'RETURN'-Taste wird die Umsatzliste ausgedruckt, worauf das
Programm in das Adressdaten-Menü zurückkehrt.
5.4 Umsatzliste anzeigen
Diese Funktion dient dazu, die Umsatzliste auf dem Monitor
auszugeben.
Nach Drücken der F4-Taste wird die Umsatzliste ausgegeben. Das
Programm wartet dann auf einen weiteren Druck der 'RETURN'-
Taste und kehrt daraufhin in das Adressdaten-Menü zurück.
5.5 Verzeichnis drucken
Diese Funktion dient dazu, ein Adressverzeichnis auf dem Drucker
auszudrucken.
Nach Drücken der F5-Taste fordert das Programm Sie auf, den
Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der
'RETURN'-Taste wird das Adressverzeichnis ausgedruckt, worauf
das Programm in das Adressdaten-Menü zurückkehrt.
5.6 Verzeichnis anzeigen
Diese Funktion dient dazu, das Adressverzeichnis auf dem Monitor
auszugeben.
Nach Drücken der F6-Taste wird das Adressverzeichnis ausgegeben.
Das Programm wartet dann auf einen weiteren Druck der 'RETURN'-
Taste und kehrt daraufhin in das Adressdaten-Menü zurück.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 24
5.7 Etiketten drucken
Diese Funktion dient zum Drucken von Adressetiketten, bei denen
die Anrede, die Namen 1 und 2, die Straße und der Ort auf
handelsübliche, einbahnige Adressetiketten gedruckt werden.
Nach Drücken der F7-Taste fragt Sie PROFAKT ab welcher Adress-
nummer gedruckt werden soll. Geben Sie die gewünschte Nummer
ein. Danach fragt das Programm, bis zu welcher Nummer gedruckt
werden soll. Nachdem Sie auch diese Nummer eingegeben haben,
werden die entsprechenden Adressen auf dem Bildschirm angezeigt.
Zum Ausdrucken auf Etiketten drücken Sie jetzt F1. PROFAKT
fordert Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies
und nach Drücken einer beliebigen Taste werden die Adress-
etiketten gedruckt. Danach kehrt das Programm automatisch ins
Adressdaten-Menü zurück.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 25
6.0 Das Artikeldaten-Menü
Im Artikeldaten-Menü können Artikel angelegt oder geändert,
vorhandene Artikel gelöscht, eine Bestands- oder Preisänderung
durchgeführt, sowie eine Preisliste oder eine Bestands- und
Umsatzliste wahlweise auf den Drucker oder den Monitor
ausgegeben werden.
Die Auswahl der Funktionen erfolgt mit den Funktionstasten:
Taste Funktion
F1 Anlegen oder Ändern eines Artikels
F2 Löschen eines Artikels
F3 Bestandsänderung eines Artikels
F4 Preisänderung eines Artikels
F5 Ausdruck einer Preisliste auf dem Drucker
F6 Ausgabe einer Preisliste auf dem Monitor
F7 Ausdruck einer Bestands- und Umsatzliste auf dem
Drucker
F8 Ausgabe einer Bestands- und Umsatzliste auf dem
Monitor
F9 Ausdruck von Artikeldaten auf Etiketten
F10 Rückkehr ins Hauptmenü
Die einzelnen Funktionen werden im folgenden erläutert.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 26
6.1 Artikel anlegen/ändern
Diese Funktion dient zum Anlegen eines neuen Artikels oder zum
Ändern eines bestehenden. Die Funktion wird durch Drücken der
F1-Taste angewählt.
Nach Anwahl der Funktion erscheint die Erfassungsmaske auf dem
Bildschirm und PROFAKT fragt nach der gewünschten ARTIKELNUMMER.
Geben Sie hier die gewünschte Nummer zwischen 1 und 32000 ein.
Wenn Sie hier eine 0 eingeben wird die Funktion abgebrochen und
PROFAKT kehrt nach automatischem Abspeichern der Daten ins
Artikeldaten-Menü zurück.
Haben Sie eine gültige Artikelnummer eingegeben, zu der noch
kein Artikel gespeichert ist, werden jetzt alle Artikeldaten
von PROFAKT abgefragt.
Als erstes erfragt PROFAKT die BEZEICHNUNG. Diese Bezeichnung
kann bis zu 4 Zeilen mit je 34 Zeichen lang sein. Am Ende einer
Eingabezeile wird bei dieser Eingabe automatisch in die nächste
Zeile gegangen.
Danach erfragt PROFAKT den VERKAUFSPREIS. Der Verkaufspreis wird
netto eingegeben und kann maximal elfstellig (einschließlich
DezimalPUNKT) sein. Der Verkaufspreis kann auch brutto eingege-
ben werden, hängen Sie dazu an den Bruttobetrag einfach ein /
(Geteilt-Strich) an, beispielsweise 412.62/ . Das Programm er-
fragt in diesem Fall den abzuziehenden Prozentsatz und berechnet
daraus sofort den Nettobetrag.
Als nächstes erfragt das Programm die LIEFERZEIT. Die Liefer-
zeit kann zweistellig sein.
Anschließend erfragt PROFAKT nacheinander für fünf Lieferanten
die LIEFERANTENNUMMER, den EINKAUFSPREIS, den der Lieferant
verlangt, sowie die LIEFERZEIT.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 27
6.1 Adressen anlegen/ändern
Dabei kann die Lieferantennummer eine gültige Adressnummer im
Bereich von 1 bis 32000 sein, der Netto-Einkaufspreis kann
maximal elfstellig (einschließlich ggf. Dezimalpunkt) sein, und
wie beim Verkaufspreis beschrieben auch als Bruttobetrag gefolgt
von einem Geteilt-Strich / eingegeben werden, und die Lieferzeit
kann maximal dreistellig sein.
Die Abfrage erfolgt für die fünf speicherbaren Lieferanten
nacheinander, wenn Sie nicht alle fünf benutzen wollen, gehen
Sie einfach durch Drücken der RETURN-Taste weiter.
Anschließend erfragt PROFAKT den LAGERBESTAND, den dieser
Artikel bisher aufweist. Der Lagerbestand kann maximal
siebenstellig sein.
Als nächstes erfragt PROFAKT den MINDESTBESTAND, der von einem
Artikel mindestens vorhanden sein soll. Auch der Mindestbestand
kann maximal siebenstellig sein.
Danach erfragt das Programm die STEUERZAHL für den Einkauf.
Geben Sie hier eine gültige Steuerzahl zwischen 1 und 10 ein,
oder 0, wenn keine Steuer auf den Nettobetrag erhoben wird.
Abschließend erfragt das Programm noch die STEUERZAHL für den
Verkauf. Geben Sie hier eine gültige Steuerzahl zwischen 11 und
20 ein, oder 0, wenn keine Steuer auf den Nettobetrag erhoben
wird.
Wenn jetzt alle Artikeldaten korrekt eingegeben worden sind,
bestätigen Sie dieses mit F1. Die Daten werden dann auf Disk
gespeichert und das Programm fragt wieder nach einer Artikel-
nummer. Dieser Erfassungszyklus wiederholt sich solange, bis Sie
auf die Frage nach der Artikelnummer eine 0 eingeben. Dann wird
der Artikelkatalog neu gespeichert und PROFAKT kehrt in das
Artikeldaten-Menü zurück.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 28
6.1 Artikel anlegen/ändern
Wird bei der Frage nach der Artikelnummer eine bereits
existierende Artikelnummer angegeben, so wird der dazugehörige
Artikel von Disk eingelesen und angezeigt. Bei der Standard-
version kann mit den + / - Tasten durch die Artikel geblättert
werden und mit RETURN ausgewählt werden.
Der ausgewählte Artikel kann dann geändert werden, wobei der
jeweils alte Wert eines Datenfelds mit der F1-Taste angezeigt
und ggf. geändert werden kann. Zusätzlich wirkt die F1-Taste
auch als RETURN-Taste, d.h. durch jeweils doppeltes Drücken von
F1 wird zum nächsten Datenfeld weitergesprungen, wobei der
bisherige Wert des übersprungenen Feldes erhalten bleibt.
Wenn jetzt alle Artikeldaten korrekt eingegeben worden sind,
bestätigen Sie dieses mit F1. Die Daten werden dann auf Disk
gespeichert und das Programm fragt wieder nach einer Artikel-
nummer. Dieser Erfassungszyklus wiederholt sich solange, bis Sie
auf die Frage nach der Artikelnummer eine 0 eingeben. Dann wird
der Artikelkatalog neu gespeichert und PROFAKT kehrt in das
Artikeldaten-Menü zurück.
6.2 Artikeldaten löschen
Diese Funktion dient zum Löschen eines Artikels. Zur Anwahl
dieser Funktion drücken Sie im Artikeldaten-Menü die F2-Taste.
PROFAKT zeigt nun die Artikelmaske an und fragt nach der
ARTIKELNUMMER. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels ein, den
Sie löschen wollen. PROFAKT liest daraufhin den gewählten
Artikel von Disk und zeigt ihn an.
Durch Drücken der F1-Taste können Sie diesen Artikel jetzt
löschen, durch F10 brechen Sie das Löschen dieses Artikels ab.
In beiden Fällen fragt Sie das Programm wieder nach einer
Artikelnummer. Sie können jetzt eine andere Artikelnummer zum
Löschen eingeben, oder 0, um die Löschfunktion zu verlassen und
ins Artikeldaten-Menü zurückzukehren.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 29
6.3 Bestandsänderung
Diese Funktion dient zum Ändern des Lagerbestandes eines
Artikels. Die Funktion wird durch Drücken der F3-Taste im
Artikeldaten-Menü angewählt.
Das Programm gibt dann die Artikelmaske aus und fragt zunächst
nach der Artikelnummer. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels
ein, bei dem Sie den Bestand ändern wollen.
PROFAKT zeigt daraufhin die Artikelmerkmale an. Sie können jetzt
den Bestand ändern. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:
Sie können den neuen Bestand direkt eingeben, oder Sie geben die
Bestandsänderung ein, indem Sie ein + für eine Bestandser-
höhung oder ein - für eine Bestandsverminderung voranstellen.
In beiden Fällen wird der neue Bestand sofort angezeigt, ggf.
erfolgt eine Warnung, wenn der definierte Mindestbestand
unterschritten wurde.
Durch Drücken der F1-Taste kann der neue Bestand übernommen
werden, nach F2 kann die Eingabe wiederholt werden.
In beiden Fällen fragt das Programm wieder nach Artikelnummer.
Durch Eingabe von 0 erfolgt die Rückkehr ins Artikeldaten-Menü.
6.4 Preisänderung
Diese Funktion dient zum Ändern des Verkaufspreises eines
Artikels. Die Funktion wird durch Drücken der F4-Taste im
Artikeldaten-Menü angewählt.
Das Programm gibt dann die Artikelmaske aus und fragt zunächst
nach der Artikelnummer. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels
ein, bei dem Sie den Preis ändern wollen.
PROFAKT zeigt daraufhin die Artikelmerkmale an. Sie können jetzt
den Preis ändern. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:
Sie können den neuen Preis direkt eingeben, oder Sie geben die
Preisänderung ein, indem Sie ein + für eine Preiserhöhung oder
ein - für eine Preissenkung voranstellen.
In beiden Fällen wird der neue Preis sofort angezeigt. Durch
Drücken der F1-Taste kann der neue Preis übernommen werden, nach
F2 kann die Eingabe wiederholt werden.
In beiden Fällen fragt das Programm wieder nach Artikelnummer.
Durch Eingabe von 0 erfolgt die Rückkehr ins Artikeldaten-Menü.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 30
6.5 Preisliste drucken
Diese Funktion dient dazu, eine Preisliste der gespeicherten
Artikel auf dem Drucker auszudrucken.
Nach Drücken der F5-Taste fordert das Programm Sie auf, den
Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der
'RETURN'-Taste wird die Preisliste ausgedruckt, worauf das
Programm in das Artikeldaten-Menü zurückkehrt.
6.6 Preisliste anzeigen
Diese Funktion dient dazu, die Preisliste auf dem Monitor
auszugeben.
Nach Drücken der F6-Taste wird die Preisliste ausgegeben. Das
Programm wartet dann auf einen weiteren Druck der 'RETURN'-Taste
und kehrt daraufhin in das Artikeldaten-Menü zurück.
6.7 Artikelbestands- und Umsatzliste drucken
Diese Funktion dient dazu, eine Artikelbestands- und Umsatzliste
auf dem Drucker auszudrucken.
Nach Drücken der F7-Taste fordert das Programm Sie auf, den
Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der
'RETURN'-Taste wird die Liste ausgedruckt, worauf das Programm
in das Artikeldaten-Menü zurückkehrt.
6.8 Artikelbestands- und Umsatzliste anzeigen
Diese Funktion dient dazu, die Artikelbestands- und Umsatzliste
auf dem Monitor auszugeben.
Nach Drücken der F8-Taste wird die Liste ausgegeben. Das
Programm wartet dann auf einen weiteren Druck der 'RETURN'-Taste
und kehrt daraufhin in das Adressdaten-Menü zurück.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 31
6.9 Etiketten drucken
Diese Funktion dient zum Drucken von Artikeletiketten, bei denen
die Artikelnummer, der Verkaufspreis und die Artikelbezeichnung
auf handelsübliche, einbahnige Adressetiketten gedruckt werden.
Nach Drücken der F9-Taste fragt Sie PROFAKT ab welcher Artikel-
nummer gedruckt werden soll. Geben Sie die gewünschte Nummer
ein. Danach fragt das Programm, bis zu welcher Nummer gedruckt
werden soll. Nachdem Sie auch diese Nummer eingegeben haben,
werden die entsprechenden Artikel auf dem Bildschirm angezeigt.
Zum Ausdrucken auf Etiketten drücken Sie jetzt F1. PROFAKT
fordert Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies
und nach Drücken einer beliebigen Taste werden die Artikel-
etiketten gedruckt. Danach kehrt das Programm automatisch ins
Artikeldaten-Menü zurück.
PROFAKT - Fakturierungsssystem Seite 32
7.0 Das Anwenderdatenmenü
Im Anwenderdatenmenü werden die Anwenderdaten geändert und die
Steuerzahlen definiert, sowie die Steuerzahlen angezeigt.
Taste Funktion
F1 Funktion zum Ändern der Anwenderdaten
F2 Funktion zum Definieren von Steuerzahlen
F3 Funktion zum Anzeigen von Steuerzahlen
F10 Rücksprung zum Hauptmenü
Die Funktion zum Ändern der Anwenderdaten wurde im Detail
bereits im Kapitel 1.3 Ändern der Anwenderdaten erklärt, die
Funktion zum Definieren von Steuerzahlen im Kapitel 1.4
7.1 Steuerzahldefinitionen ausgeben
Diese Funktion dient dazu, die Steuerzahlen und die dazuge-
hörigen Prozentsätze und Steuerkonten, auf dem Bildschirm
auszugeben. Anschließend wartet das Programm auf den Druck einer
beliebigen Taste, worauf es ins Anwenderdatenmenü zurückkehrt.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 33
8.0 Das Menü Sonstige Dienste
Vom Menü Sonstige Dienste kann die Fakturierungsdateinummer
gewechselt, können die Dokumentnummer, die Adress-Umsätze und
die Artikel-Umsätze zurückgesetzt, sowie die Daten gesichert und
reorganisiert werden. Außerdem ist die Ausgabe des Inhaltsver-
zeichnisses des aktuellen Monats möglich.
Taste Funktion
F1 Funktion zum Wechseln der Fakturierungsdatei
F2 Zurücksetzen der Dokumentnummer
F3 Zurücksetzen der Adress-Umsätze
F4 Zurücksetzen der Artikel-Umsätze
F5 Funktion zum Sichern der Buchungsdaten
F6 Funktion zum Reorganisieren gesicherter
Buchungsdaten
F7 Anzeigen des Datenverzeichnisses
F10 Rücksprung zum Hauptmenü
Die Funktionen werden im folgenden im Detail erklärt.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 34
8.1 Fakturierungsdatei wechseln
Diese Funktion dient zum Wechseln von einer Fakturierungsdatei
auf eine andere und bewirkt prinzipiell einen Neustart von
PROFAKT.
Nach Drücken von F1 bietet Ihnen PROFAKT noch einmal die
Möglichkeit, den Wechsel durch Drücken von F10 abzubrechen. Jede
andere Taste führt zu einem Neustart des Programms beginnend mit
der Abfrage der Fakturierungsdatei.
8.2 Dokumentnummer zurücksetzen
Diese Funktion dient zum Zurücksetzen der Dokumentnummer auf 1.
Die Dokumentnummer wird von PROFAKT automatisch für jedes
Dokument fortlaufend vergeben. Soll, beispielsweise zu Jahres-
beginn, die Dokumentnummer zurückgesetzt werden, kann diese
Funktion durch Drücken der F2-Taste gewählt werden.
Das Programm bittet danach um Bestätigung der Rücksetzung durch
Drücken der F1-Taste.
8.3 Adress-Umsätze zurücksetzen
Diese Funktion dient zum Zurücksetzen der auf die Adressen
bezogenen Umsätze. Sie wird durch Drücken der F3-Taste
angewählt.
PROFAKT fragt danach nach der Adress-Nummer, deren Umsatz
zurückgesetzt werden soll. Geben Sie die gewünschte Adress-
Nummer ein, oder 99999 für das Zurücksetzen der Umsätze bei
allen Adressen. Das Programm bittet danach um die nochmalige
Bestätigung der Zurücksetzung durch Drücken der F1-Taste oder um
Abbruch der Zurücksetzung durch F10.
In beiden Fällen fragt das Programm wieder nach einer Adress-
nummer zum zurücksetzen. Geben Sie 0 für die Rückkehr ins Menü
Sonstige Dienste ein.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 35
8.4 Artikel-Umsätze zurücksetzen
Diese Funktion dient zum Zurücksetzen der auf die Artikel
bezogenen Umsätze. Sie wird durch Drücken der F4-Taste
angewählt.
PROFAKT fragt danach nach der Artikel-Nummer, deren Umsatz
zurückgesetzt werden soll. Geben Sie die gewünschte Artikel-
Nummer ein, oder 99999 für das Zurücksetzen der Umsätze bei
allen Artikeln. Das Programm bittet danach um die nochmalige
Bestätigung der Rücksetzung durch Drücken der F1-Taste oder um
Abbruch der Rücksetzung durch F10.
In beiden Fällen fragt das Programm wieder nach einer Artikel-
nummer zum zurücksetzen. Geben Sie 0 für die Rückkehr in das
Menü Sonstige Dienste ein.
8.5 Sicherung auf Diskette
Die Funktion dient dazu, Fakturierungsdaten von der Festplatte
oder einer Datendiskette auf eine andere Diskette zu kopieren.
Sie sollten Ihre Daten regelmäßig auf diese Weise sichern, damit
bei Beschädigung des Original-Datenträgers eine Sicherungskopie
zur Verfügung steht, von der Sie die Daten dann reorganisieren
können.
Nach Drücken von F5 fordert Sie PROFAKT auf, eine bereits
formatierte Diskette in das Laufwerk df0: einzulegen. Erledigen
Sie dies und Drücken Sie zur Bestätigung die RETURN-Taste. Es
erfolgt dann automatisch das Sichern der Daten auf der Diskette
im Laufwerk df0:. Anschließend kehrt PROFAKT in das Menü
ESonstige DiensteF zurück.
Für AMIGA-DOS-Experten: Die Sicherungsdateien besitzen die Er-
weiterung .SV . Der Aufbau dieser Dateien entspricht aber exakt
dem Aufbau der Originaldateien mit der Erweiterung .PFK . Wenn
die Erweiterung der Sicherungsdateien von .SV in .PFK umbenannt
wird und diese Dateien in ein Fakturierungsverzeichnis kopiert
werden, können diese Dateien beim Programmstart auch direkt
eingelesen werden.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 36
8.6 Reorganisieren von Diskette
Die Funktion wird nur benötigt, wenn eine Original-Datei oder
der entsprechende Original-Datenträger so beschädigt wurde, daß
sich die Fakturierungsdaten einer Datei nicht mehr korrekt
einlesen lassen.
Tritt dieses auf, muß unter Umständen bereits beim Programmstart
die entsprechende Fakturierungsdatei zunächst neu eingerichtet
werden. Danach kann das Reorganisieren der Daten von einer
Sicherungsdiskette erfolgen.
Zur Anwahl dieser Funktion drücken Sie im Menü Sonstige Dienste
die F6-Taste. PROFAKT fordert Sie zunächst auf, die Sicherungs
diskette in das Laufwerk df0: einzulegen. Erledigen Sie dies und
Drücken Sie zur Bestätigung die RETURN-Taste.
Die Daten werden daraufhin von der Sicherungsdiskette eingelesen
und auf der Arbeitsdiskette gespeichert.
Nach Durchführung der Reorganisation kehrt PROFAKT in das Menü
Sonstige Dienste zurück.
8.7 Inhaltsverzeichnis des Datenpfads ausgeben
Diese Funktion dient zur Ausgabe des Inhaltsverzeichnisses des
angewählten Datenpfads und kann beispielsweise zur Kontrolle des
freien Speicherplatzes auf den Datenträgern benutzt werden. Das
Programm wartet nach der Ausgabe auf den Druck einer beliebigen
Taste, und kehrt daraufhin ins Dienstmenü zurück.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 37
9.0 Die Fehlerbehandlung von PROFAKT
Überlegen Sie sich vor der Anwahl einer Funktion genau, ob Sie
die entsprechenden Funktion tatsächlich benutzen möchten und ob
alle für die Benutzung erforderlichen Voraussetzungen erfüllt
sind (liegt z.B. eine formatierte/benötigte Diskette bereit oder
ist der Drucker angeschlossen). Falls Sie trotzdem eine Funktion
versehentlich angewählt haben, so können Sie in den meisten
Fällen durch Drücken der F10-Taste in das vorhergehende Menü
zurückkehren.
Falls bei einer verlangten Eingabe der für diese Eingabe gültige
Bereich überschritten wird, wird diese Eingabe in den meisten
Fällen nicht angenommen. Stattdessen ertönt ein Warnsignal. Das
Programm kann dann mit einer erneuten, korrekten Eingabe fort-
gesetzt werden.
9.1 Fehlermeldungen des Programms
PROFAKT ist mit einer Funktion zum Abfangen von Fehlern ausge-
stattet, die normalerweise zu einem Abbruch des Programms und
totalem Datenverlust führen würden. Wenn allerdings ein solcher
Fehler auftritt, läuft ein Sicherungsprogramm, welches die
entsprechende Fehlernummer ausgibt. In einigen Fällen, bei-
spielsweise wenn ein Fehler Nr. 24 ( Device timeout ) aufge-
treten ist, weil der Drucker nicht betriebsbereit ist, kann der
Fehler behoben werden. Nach dem Drücken der RETURN-Taste gelan-
gen Sie in jedem Fall aus dem Fehlerprogramm in das Hauptmenü
zurück.
Außerdem werden bei Eingabefehlern folgende zahlreiche Warnungen
ausgegeben, die im Handbuch zur Lizenzversion ausführlich behan-
delt werden.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 38
Anhang A: Erweiterungen des aktuellen Programms
Folgende Erweiterungen von PROFAKT sind noch nicht in der vorstehenden
Anleitung dokumentiert:
1. Die vorhandene Lagerbestandsverwaltung kann, beispielsweise für Dienst-
leistungen, für einzelne 'Artikel' abgeschaltet werden. Dadurch wird bei
diese 'Artikeln' keine Überprüfung auf Unterschreitung des Mindestbe-
stands mehr durchgeführt und auch das Ändern des aktuellen Bestands beim
Fakturieren entfällt.
Die Abschaltung der Lagerbestandsverwaltung für einen Artikel erfolgt
durch die Eingabe von 0 als aktuellen Lagerbestand und Eingabe von -1
als Mindestbestand.
2. Die Dokumentnummer kann nicht mehr nur auf 1 zurückgesetzt werden,
vielmehr ist es jetzt möglich, die Dokumentnummer auf jede belie-
bige Zahl zu setzen. PROFAKT erfragt nach Anwahl der entsprechenden
Funktion die neue Dokumentnummer.
3. Die Standardversion läßt sich vollständig von der normalen Nettorech-
nungsweise auf Bruttorechnungsweise umstellen. Dabei sind dann als die
Preise der einzelnen Artikel die jeweiligen Bruttopreise EINSCHLIESSLICH
der (durch die Steuerzahl definierten) Mehrwertsteuer zu speichern. Alle
Berechnungen erfolgen in Brutto, die enthaltene Mehrwertsteuer wird bei
der Endsummierung angegeben.
Das Umstellen der Fakturierung von Netto- auf Bruttorechnungsweise erfolgt
durch die Eingabe von BRUTTO bei DOS. Es werden dann die benötigten Dateien
umkopiert. Beachten Sie bitte: Führen Sie diese Uminstallation NIE auf
Ihrer Original-Programmdiskette, sondern NUR auf Arbeitskopien davon
durch.
4. Bei der Standardversion läßt sich jetzt ein Tabulator für den Dokument-
ausdruck setzen. Damit kann der linke Rand des Dokumentes weiter nach
rechts verschoben werden. Die Einstellung des Tabulators erfolgt bei
den Anwenderdaten, dort wird nach der Frage nach dem Druck des Brief-
kopfes noch der Tabulator abgefragt. Die Angabe des Tabulators erfolgt
grundsätzlich in Leerstellen in Standardschriftbreite. Zulässig sind
Tabulatoren zwischen 0 und 30 einschließlich.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 39
Anhang A: Erweiterungen des aktuellen Programms
5. Bei der Standardversion ist auch ein Zugriff auf die Daten über den
Kundennamen bzw. die Artikelnummer möglich. Geben Sie bei der Abfrage
nach der entsprechenden Nummer zunächst ein * ein. PROFAKT fragt
Sie dann nach dem Kundennamen 2 bzw. nach der Bezeichnung. Sie können
jetzt eine beliebig lange Eingabe machen (Maximal: Länge des Datenfelds).
Bei Adressen zeigt Ihnen PROFAKT dann nacheinander die Adressen an, deren
Name 2 mit der Eingabe beginnt, bei Artikeln zeigt Ihnen PROFAKT nach-
einander alle Artikel, die mit der Eingabe beginnen. Zu Weiterschalten
auf den nächsten Datensatz betätigen Sie bitte die jeweils die SPACE-
Taste, ist der gewünschte Datensatz erreicht, können Sie Ihn mit der
RETURN-Taste übernehmen.
UPDATING-HINWEIS: Bei Übernahme von Daten von einer PROFAKT-Juniorversion
oder einer älteren PROFAKT-Standardversion muß zunächst ein Index aufge-
baut werden, mit dem die Daten gefunden werden können. Rufen Sie dazu
nacheinander die Funktionen 'Adressenliste anzeigen' und 'Artikelliste
anzeigen' an. Dabei werden alle Datensätze gelesen und der Index wird
erzeugt. Wählen Sie nun die Funktion 'Rechnung erfassen' und geben Sie
bei der Frage nach der Nummer eine 0 ein. PROFAKT verläßt daraufhin die
Funktion wieder und speichert alle Daten einschließlich des eben erzeug-
ten Index. Die weitere Pflege des Index erledigt PROFAKT dann automatisch,
ohne daß Sie weitere Besonderheiten beachten müssen.
6. Bei der Standardversion läßt sich das Datum ändern. Dazu wird die
entsprechende Funktion im Menü aufgerufen. PROFAKT erfragt dann
das Datum im Format TT.MM.JJ (mit TT = Tag, MM = Monat und JJ = Jahr),
also z.B. 01.09.90 für den 1. September 1990.
7. Bei den Anwenderdaten läßt sich in der Standardversion außer dem
Briefkopf auch eine Kopfzeile speichern, die unterstrichen über der
Adresse gedruckt wird. Diese Zeile wird bei der Eingabe der Anwender-
daten mit erfragt.
8. Es ist bei der Standardversion möglich, zu jedem Dokument einen
fünfzeiligen Text einzugeben, der dann mit gedruckt wird. Damit
ist es beispielsweise möglich, Referenzen oder kurze Mitteilungen
zu schreiben. Der Text wird von dem Programm nach der Wahl oder
Eingabe des Empfängers erfragt.
9. Beim Ausdruck wird in der Standardversion nicht mehr nur nach einer
Dokumentennummer gefragt. Stattdessen erfragt das Programm, von
welcher Dokumentennummer bis zu welcher Dokumentennummer gedruckt
werden soll. Nach Eingabe der entsprechenden Nummern werden Sie
aufgefordert, den Drucker bereitzumachen. Nachdem Sie dies erledigt
haben, werden die gewählten Dokumente ausgedruckt. Beachten Sie
dabei, insbesondere bei der Verwendung von Einzelblättern, daß Sie
die Papiergröße richtig eingestellt haben, weil es sonst zu Ver-
schiebungen bei Ausdruck kommen kann.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 40
Anhang A: Erweiterungen des aktuellen Programms
10.Beim Löschen von Dokumenten kann bei der Standardversion nicht nur
ein Dokument angegeben werden. Das Programm erfragt stattdessen,
von welchem Dokument bis zu welchem Dokument gelöscht werden soll.
Geben Sie die entsprechenden Werte ein. Die gewählten Dokumente
werden daraufhin gelöscht.
11.Bei der Standardversion können beim Fakturieren bei der Anzahl auch
Zahlen mit Dezimalpunkt eingegeben werden, also z.B. 1.23. Dies be-
deutet, daß von diesem Artikel 1,23 "Stück" geliefert werden.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 41
Anhang B: Die Textdateien TEXT_1.PFK bis TEXT_7.PFK
In diesen Textdateien sind die Standardphrasen für die sieben
verschiedenen Dokumentmodi gespeichert, dabei gilt folgende
Aufteilung:
TEXT_1.PFK: Standardtext für Bestellungen
TEXT_2.PFK: Standardtext für Gutschriften
TEXT_3.PFK: Standardtext für Angebote
TEXT_4.PFK: Standardtext für Lieferscheine
TEXT_5.PFK: Standardtext für Rechnungen
TEXT_6.PFK: Standardtext für Mahnung 1
TEXT_7.PFK: Standardtext für Mahnung 2
In der Regel müssen Sie an diesen Dateien keine Veränderungen
vornehmen. Möchten Sie dennoch bestimmte Texte ändern, sollten
Sie folgendes beachten:
1. Ändern Sie nur auf einer Kopie, damit Sie gegebenenfalls die
Originaldatei jederzeit wieder zur Verfügung haben.
2. Die Zahl in der ersten Zeile der Textdatei bestimmt, ob
Rabatt-, Skonto- und Fälligkeitswerte in der 7. Zeile eingesetzt
werden. Steht in Zeile 1 eine 1 wird eingesetzt, sonst nicht.
3. Die Zeilen 5 bis 8 werden über dem Feld mit der Auflistung
und Berechnung der Artikel gedruckt. Wenn Sie in Zeile 1 eine 1
haben, dürfen die Leerstellen in Zeile 7 nicht in der Position
geändert werden. Wenn Sie in Zeile 1 ein 0 haben, können Sie in
den Zeilen 5 bis 8 einen gewünschten Text eingeben, der
allerdings pro Zeile nicht länger als 80 Zeichen sein sollte.
4. Bei Änderungen in allen anderen als den in den vorstehenden
Punkten genannten Zeilen sollten Sie die Positionsvorgaben bei
den einzelnen Punkten genau einhalten, da Veränderungen in der
Position zu Verschiebungen beim Dokumentenausdruck führen
können.
PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 42
Anhang C: Kompatibilität zwischen SHAREWARE- und Lizenzversion
Die Lizenzversion von PROFIBU ist voll aufwärtskompatibel zur
Sharewareversion von PROFIBU, das heißt, alle mit der Shareware-
version bearbeiteten Dateien lassen sich mit der Lizenzversion
weiter bearbeiten.
Eine Kompatibilität in der anderen Richtung besteht dagegen nicht,
wenn Sie also bereits die Lizenzversion besitzen, können Sie Ihre
Dateien nicht mehr mit der Sharewareversion bearbeiten. Das ist
aber auch nicht nötig.